今回は、TrelloとMac標準カレンダーを連携してタスク消化率を上げる方法を紹介していきます。(3分で簡単にできます

ある日、タスク管理ツールのTrelloを開いてみると・・・

todoとして追加していたタスクが、山のように積み上がっていました。。

「え…こんだけやらなきゃいけないタスクあるの!?…萎え〜」

これって、todoあるあるだと思うのですが、ガーッと登録して少しタスク消化。

消化してる間にまた新しくやるべきことが出てきてタスク追加。

そうこうしているうちに古いタスクがおざなりになって、遂には放置プレイ。。

これは人の性格にもよると思いますが、大雑把な私はこんな状態に頭を悩ませていたのでした・・・

タスク消化率改善のカギは”スケジュール化”にあった!

そこで、この状況を打開するために思いついたアイデアが「タスクをスケジュールとして組み込んだらいいんじゃないか?」というものでした。

今まではタスクに期限つけたりしても、後からスケジュールに組み込んだ別のことを優先してしまったりしてタスクの作業が後回しになってしまうということがありました。

ですが、タスクをスケジュールに組み込んでみたところ、デッドラインがカレンダーで可視化できるようになったので、その付近ではスケジュールを詰め込みすぎてしまわないよう気を配るようになり、タスク消化率が格段に上がりました。

もし、Trelloのタスクが消化できずにてんてこまいになっているようでしたら、あなたもカレンダー連携を試してみると、そんな悩みが解消されるかもしれません。

TrelloとMac標準カレンダーの連携させる手順

TrelloとMac標準カレンダーを連携させる手順は次の4ステップです。

  1. Trelloのカレンダー機能をON
  2. iCalendarフィードURL取得
  3. Mac標準カレンダーとの連携設定
  4. Trelloのタスクに期限を設定

作業的には3分ほどで終わる簡単な作業です。

1.Trelloのカレンダー機能をON

まず最初にTrelloのカレンダー機能をONにします。

Trelloのボードメニューを開き、ボードメニューの中から”Powe-Up”を選びます。(ショートカットキー = “W” でボードメニューを簡単に開けます)

次に、Power-Upメニューから”カレンダーを有効化”します。

Trelloの有料版だと複数のPower-Upを有効化できますが、無料版でもPowe-Upを一つ有効化できます。(2017年6月8日現在)

ちなみに、この時点でTrelloの画面上部に”カレンダー”が表示されるようになり、ここをクリックすることでカード一覧からカレンダー表示に切り替えることができます。

2.iCalendarフィードURL取得

続いて、TrelloとMac標準カレンダーを同期させるために必要なiCalendarフィードURLを取得します。

先ほどのカレンダー有効化ボタンのすぐ脇に、”歯車アイコン”があるのでここを開きます。

すると、「iCalendarフィードを有効にしますか?」と聞いてくるので、”有効化”を選びます。

有効化されるとiCalendarフィードURLが表示されるので、これをコピーしておきましょう。

3.Mac標準カレンダーとの連携設定

ここまできたら次はMac標準カレンダーの設定に移ります。

カレンダーを開いたら、”ファイル > 新規照会カレンダー”を開きます。(ショートカット = ”command + option + S”)

すると、「照会したいカレンダーのURLを入力してください。」と出るので、ステップ2でコピーしておいたURLを貼り付けましょう。

しばらく待つと照会が完了し、設定画面が開きます。

ここで設定しておくといいのは次の2箇所です。

  • ①名前:カレンダーの管理名
  • ②自動更新:同期を取る頻度

今回は名前を「trello」、自動更新は「5分ごと」としました。(ここはお好みでOKです)

設定し直すには?

なお、ここで設定した情報はあとでいくらでも再設定することができます。

このやり方は、まずカレンダー左上にある”カレンダー”から登録カレンダー一覧を開きます。

次に、該当のカレンダーを右クリックして、”情報を見る”を選びます。

すると先ほどの設定画面が開くので、ここから再設定することができます。

4.Trelloのタスクに期限を設定

ここまできたらTrelloとMac標準カレンダーの同期設定は完了ですので、あとはTrelloに追加しているタスクに”期限”を設定していきます。

タスクに期限を追加するときはカードの上にマウスを持っていき、ショートカットキーの”D”を押すことで簡単に期限追加ができます。

そして、期限を追加した後、ステップ3で設定した同期頻度の時間を待ってみると・・・

Mac標準カレンダーにもTrelloで追加したタスクが追加されています!

これで設定は完了になります。

おつかれさまでした!

TrelloとMac標準カレンダーを連携してみて

カレンダーアプリというと、Googleカレンダーを使っている人が多いんじゃないかと思いますが、MacだとGoogleカレンダーのアプリケーションがないんですよね。

私はブラウザでタブをばんばん開くタイプなので、ブラウザで動くアプリだと、そのアプリにたどり着くまでに時間がかかってしまい、「ちょっと不便だな〜」と感じることが多々あります。

一方、アプリケーション単体で動くアプリであれば、アプリ切り替えのショートカットとか、Alfred(ランチャー)で簡単にたどり着くことができるので非常にスピーディーに作業を進めていくことができます。

そのため、MacにGoogleカレンダーのアプリがないのはなかなかに残念です。

こうした事情があるのでMac標準カレンダーを愛用しているわけですが、ググってもいまいちMac標準カレンダーと外部カレンダーの連携方法が出てこなかったんですよね。

調べてもGoogleカレンダーとの連携方法ばかり出てくるし…

この時は心底、GoogleカレンダーのMacアプリ版が欲しいと思いました。

やっぱり、アプリケーションとして動作できると起動や切り替えが素早くできるので仕事がはかどります。

GoogleカレンダーもMacアプリとしてあればいいのにな。

TrelloとMac標準カレンダー同期でタスク消化率アップ!

以前まではTrelloで追加したタスクの消化率が悪いと悩んでいましたが、カレンダーと連携させたらすこぶる調子がいいです。

やっぱりスケジュールに組み込んで、カレンダーで可視化できるのが大きく貢献していますね。

期限や日程が決まっているtodoであれば直接カレンダーに登録してしまってもいいですし、カレンダー登録なら繰り返し設定も簡単です。

また、期限がないtodoやタスクなんかはTrelloにぶち込んで忘れないようにメモしておくこともできます。

カレンダーとTrelloを組み合わせるとタスク管理とtodoリストが一元化できるので本当に便利です。

もし、Trello使っていてまだカレンダーと連携させていなければぜひ、お試しあれ。